I. Sơ lược, đặc điểm, tình hình đơn vị:
- Đặc điểm, tình hình
- Tên đơn vị: Văn phòng Học viện Chính trị – Hành chính khu vực III.
- Địa điểm trụ sở: 232 Nguyễn Công Trứ, Sơn Trà, Đà Nẵng.
- Quá trình thành lập: Văn phòng Học viện được thành lập từ tháng 4/2006 trên cơ sở phòng Hành chính – Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực III. Trước đây, từ năm 1989, Văn phòng thuộc trường Nguyễn Ái Quốc III, đến năm 1994 chuyển thành phòng Hành chính - Tổng hợp. Tiền thân của Văn phòng hiện nay là bộ phận hành chính, hậu cần Trường Đảng khu V, được thành lập từ năm 1949.
- Tóm tắt cơ cấu tổ chức: Văn phòng Học viện là đơn vị trực thuộc Ban giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III, gồm: 01 phòng và 05 tổ đội công tác, đứng đầu là Chánh văn phòng và hai Phó chánh văn phòng; tổng số cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng là 39 đồng chí. Trong đó, chuyên viên chính, giảng viên chính 4/39 đồng chí (chiếm 10,26%); chuyên viên và tương đương 5/39 đồng chí (chiếm 12,82%); cán sự và tương đương 5/39 đồng chí (chiếm 12,82%); nhân viên thừa hành, phục vụ 25/39 đồng chí(64,1%). Về trình độ học vấn có 4 đồng chí là thạc sỹ, 07 đồng chí có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp là 08 đồng chí. Chi bộ Văn phòng là một chi bộ trực thuộc Đảng ủy Học viện, gồm 17 đảng viên. Công đoàn Văn phòng là Công đoàn bộ phận trực thuộc Công đoàn Học viện, với 5 Tổ Công đoàn trên cơ sở 5 tổ, đội công tác. Lực lượng Thanh niên Văn phòng gồm 22 đồng chí tham gia sinh hoạt Chi đoàn Thanh niên khối các ban, phòng thuộc Đoàn cơ sở Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III.
- Đặc điểm chính:
Văn phòng là đơn vị tham mưu của Ban Giám đốc trên các lĩnh vực công tác: hành chính, hậu cần, tổng hợp, thi đua và hợp tác quốc tế của Học viện. Nhiệm vụ công tác của Văn phòng là đa dạng, rộng lớn, phải phục vụ liên tục, thường trực.Văn phòng hiện có các bộ phận trực thuộc như: Phòng Hợp tác quốc tế, Tổ Hành chính, Bộ phận tổng hợp - thi đua, Tổ phục vụ Hội trường, Tổ bảo vệ - thường trực, Đội xe.
2. Chức năng, nhiệm vụ :
Văn phòng Học viện Chính trị – Hành chính khu vực III là đơn vị trực thuộc Ban giám đốc Học viện, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của Học viện, gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau: làm công tác tổng hợp; hành chính, văn thư – lưu trữ; thường trực, bảo vệ an ninh trật tự cơ quan; phục vụ hội trường, giảng đường cho các lớp học, hội thảo, hội nghị, hội họp…; quản lý, điều hành phương tiện giao thông phục vụ việc đi lại của lãnh đạo, cán bộ Học viện đi công tác, các đoàn khách đến làm việc tại Học viện; bố trí chỗ ở cho các đoàn khách đến làm việc, cũng như các đoàn khách đến tham quan nghỉ tại Học viện. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, giúp lãnh đạo trong quan hệ đối nội, đối ngoại; theo dõi, làm một số hồ sơ, thủ tục về công tác hợp tác quốc tế và công tác thi đua, khen thưởng thường xuyên, niên hạn.
II. Những nhiệm vụ chính.
- Công tác chính trị, tư tưởng: luôn được quan tâm. Cán bộ, đảng viên tham gia học tập các Nghị quyết của Đảng; không nói, viết và làm trái với quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước; đảng viên thực hiện tốt Quy định về 19 điều cấm đảng viên không được làm do Trung ương quy định.
- Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận văn bản đến và chuyển phát văn bản đi, mỗi năm nhận gồm 300 công văn đến và chuyển phát gần 400 công văn đi, thực hiện hàng ngàn trang photocopy và hàng ngàn trang đánh máy các văn bản của lãnh đạo Học viện được kịp thời, chính xác, ít sai sót, thực hiện hàng trăm băng rôn, khẩu hiệu, mua hàng trăm lượt vé tàu lửa, máy bay cho lãnh đạo và khách của Học viện, có nhiều cải tiến trong công tác quản lý, sử dụng các phương tiện, thiết bị văn phòng, có nhiều quan tâm đến công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Công tác thường trực bảo vệ: Phân công theo ca kíp, làm việc 24/24h, đảm bảo an ninh trật tự cơ quan, không để xảy ra mất mát tài sản.
- Công tác phục vụ hội trường, Ban Giám đốc: Phục vụ chu đáo việc dạy và học các lớp, các cuộc hội nghị, hội thảo, bảo đảm hệ thống âm thanh, ánh sáng tại giảng đường; hằng ngày vệ sinh và chuẩn bị nước uống các phòng làm việc của lãnh đạo Học viện, không để sai sót, tắc trách. Bên cạnh đó, nhân viên nhanh chóng tiếp cận, sử dụng thành thạo các phương tiện công nghệ hiện đại để phục vụ công tác giảng dạy ngày được tốt hơn.
- Công tác phục vụ đi lại của Đội xe: Phục vụ chu đáo các chuyến đi công tác của lãnh đạo, các khoa, phòng, khách đến thăm và làm việc, những chuyến đi xa và dài ngày của lãnh đạo và các lớp học viên đi thực tế (mỗi năm hơn 100.000 km).
- Công tác hợp tác quốc tế: Phòng Hợp tác quốc tế được thành lập vào tháng 4/2006, dù có hai người lại đang theo học cao học, nhưng đã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng, Ban giám đốc, xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí đoàn ra, đoàn vào phù hợp; làm tốt các thủ tục đưa đón các đoàn ra, đoàn vào; phục vụ chu đáo các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc, hội thảo tại Học viện. Qua đó tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức giao lưu với bên ngoài, mở rộng tầm nhìn, tạo ra sự phấn khởi trong công tác.
- Công tác tổng hợp: Đội ngũ chưa ổn định, hay thay đổi nhưng đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng kế hoạch năm, học kỳ, hằng tháng, hằng tuần; viết các báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo đột xuất, chuyên đề, văn bản hoá kết luận của Giám đốc ở một số cuộc họp bằng hình thức thông báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, quản lý điều hành của Giám đốc. Số văn bản soạn thảo đến hàng trăm, đảm bảo đúng thể thức, đảm bảo tính hợp pháp, phong cách hành chính, luôn có sự chuẩn bị kỹ càng về nội dung lẫn kỹ thuật trình bày và thông qua lãnh đạo Văn phòng thẩm định (pháp chế) trước khi trình Ban Giám đốc ký ban hành. Văn phòng còn là bộ phận chủ công, phối hợp trực tiếp với các đơn vị tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, quy định, quy chế của Học viện và ngày càng trở thành đầu mối thông tin của Học viện.
- Công tác Thi đua- khen thưởng: Có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ đăng ký thi đua năm học, tham mưu và chuẩn bị các thủ tục theo đúng qui định Luật thi đua hiện hành và đúng trình tự cần thiết để Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Học viện có cơ sở xét duyệt chính xác, sát đối tượng trong phong trào thi đua đột xuất và thường xuyên.
- Công tác phục vụ: Có nhiệm vụ phục vụ các đoàn khách đến công tác, tham quan, nghiên cứu tại Học viện và thành phố Đà Nẵng. Những năm qua, Văn phòng tham gia phục vụ các Hội nghị về công tác tổ chức, cán bộ; hành chính, hậu cần; triển khai nhiệm vụ năm học mới của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; phục vụ các đợt tập huấn công tác tôn giáo, công tác tin lành của Ban Tôn giáo Chính phủ, tập huấn cho cán bộ của Trung ương cho Hội Nông dân Việt Nam,... Đặc biệt tham gia và tham mưu nội dung kịch bản và phục vụ tốt cho lễ kỷ niệm 60 năm thành lập Học viện và đón nhận Huân chương Hồ Chí Minh với qui mô lớn, trên 600 đại biểu.
III. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận.
- Bằng khen của Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh năm 2008 vì đã có nhiều đóng góp vào công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học, phục vụ năm học 2007 - 2008.
- Bằng khen của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng tặng Văn phòng Học viện do có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua yêu nước năm 2007.
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III cho Văn phòng và Tổ bảo vệ thuộc Văn phòng (năm 2006) do có nhiều thành tích trong công tác khắc phục hậu quả cơn bão số 6 (Xangsane).
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III cho Văn phòng năm 2010 vì đã có nhiều thành tích trong phong trào thi đua yêu nước 5 năm 2005 - 2010.
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III cho Văn phòng năm 2010 vì đã có nhiều thành tích trong công tác hợp tác quốc tế.
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III cho Văn phòng năm 2010 vì đã có thành tích xuất sắc trong đợt thi đua chào mừng kỷ niệm 28 năm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11/1982 – 20/11/2010.
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III do đạt danh hiệu Tập thể Lao động tiên tiến năm 2001, 2006, 2008, 2009, 2010.
- Giấy khen của Giám đốc Học viện Chính trị Khu vực III cho Chi bộ Văn phòng đã có nhiều thành tích tiêu biểu trong 04 năm (2007-2010) thực hiện Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”.
- Chi bộ Văn phòng đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh nhiều năm liền (từ 2006 - 2010, riêng năm 2009 đạt Chi bộ trong sạch vững mạnh tiêu biểu).
- Công đoàn bộ phận Văn phòng đạt danh hiệu Công đoàn tiêu biểu tích cực nhiều năm liền.
